IT-Asset-Management

Was nicht bekannt ist, lässt sich weder absichern noch wirtschaftlich steuern. IT-Asset-Management schafft deshalb eine verlässliche Übersicht darüber, welche Geräte, Programme und Verträge im Unternehmen im Einsatz sind, wem sie zugeordnet sind und in welchem Zustand sie sich befinden.

Dabei werden technische Daten wie Seriennummer, Betriebssystem und installierte Software mit kaufmännischen Informationen wie Anschaffungsdatum, Garantie, Kostenstelle und Lizenzvertrag verknüpft. Ein solches Inventar ist Grundlage für Sicherheit, Budgetplanung und Audits; auch Normen wie ISO/IEC 27001 sehen ein Inventar der Informationswerte vor.

Wie funktioniert IT-Asset-Management?

Die Erfassung läuft weitgehend automatisiert: Inventarisierungs-Agenten, Netzwerkscans und die Anbindung an Systeme zur Geräteverwaltung wie Microsoft Intune liefern laufend aktuelle Daten. Manuell ergänzt wird, was kein Gerät selbst weiß, etwa Standort, verantwortliche Person oder Vertragslaufzeit.

Jedes Asset durchläuft einen Lebenszyklus: Bedarf und Beschaffung, Inventarisierung, Ausgabe an Mitarbeitende, Betrieb mit Wartung und Updates, Rücknahme sowie Ausmusterung mit nachweislicher Datenlöschung. Ein wichtiger Teilbereich ist das Software-Asset-Management (SAM), das installierte und genutzte Software mit den erworbenen Lizenzen abgleicht.

Typische Beispiele

• Beim Austritt einer Mitarbeiterin ist sofort ersichtlich, welche Geräte und Lizenzen zurückzugeben sind, siehe IT-Onboarding und -Offboarding.
• Eine kritische Sicherheitslücke wird bekannt, und die IT findet gezielt alle betroffenen Geräte und Softwareversionen, ein wichtiger Schritt im Schwachstellenmanagement.
• Vor einer Lizenzprüfung durch einen Softwarehersteller liegt eine belastbare Übersicht der Installationen vor.
• Geräte, deren Garantie ausläuft, werden rechtzeitig für den Austausch eingeplant.

Worauf Unternehmen achten sollten

• Eine einzige, verbindliche Datenquelle für Assets festlegen, statt mehrere Listen parallel zu pflegen.
• Auch Cloud-Abonnements, Netzwerkkomponenten und private Geräte mit Zugriff auf Firmendaten berücksichtigen.
• Daten automatisch aktualisieren lassen und Abweichungen regelmäßig prüfen.
• Unbekannte Geräte im Netz aktiv aufspüren, etwa indem Ergebnisse von Netzwerkscans mit dem Inventar abgeglichen werden.
• Die Datenlöschung bei der Ausmusterung dokumentieren, auch mit Blick auf den Datenschutz.

Abgrenzung

Eine Configuration Management Database (CMDB) überschneidet sich mit dem Asset-Management, setzt aber einen anderen Schwerpunkt: Sie beschreibt, wie Systeme technisch zusammenhängen und welche Services von ihnen abhängen. Das Asset-Management betrachtet stärker Besitz, Kosten, Verträge und Lebenszyklus. In der Praxis greifen beide auf dieselben Inventardaten zurück.