E-Mail-Archivierung

E-Mails enthalten Angebote, Aufträge, Rechnungen und Vereinbarungen. Für viele dieser Unterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungspflichten, und zwar unabhängig davon, ob sie auf Papier oder elektronisch vorliegen. In Österreich sind etwa Bücher, Belege und Geschäftsbriefe nach Unternehmensgesetzbuch und Bundesabgabenordnung in der Regel sieben Jahre aufzubewahren, in Deutschland gelten je nach Art der Unterlage Fristen von bis zu zehn Jahren.

Das Postfach selbst ist als Ablage dafür ungeeignet: Nachrichten werden gelöscht oder verschoben, Postfächer stoßen an Größengrenzen, und nach einem Austritt ist das Postfach oft nicht mehr greifbar.

Wie funktioniert E-Mail-Archivierung?

Ein Archivsystem übernimmt ein- und ausgehende E-Mails automatisch, häufig bereits beim Durchlaufen des Mailservers über das sogenannte Journaling, also bevor sie im Postfach gelöscht werden können. Die Nachrichten werden samt Anhängen manipulationsgeschützt gespeichert, etwa mit Prüfsummen oder auf unveränderbaren Speicherbereichen.

Eine Volltextsuche ermöglicht berechtigten Personen, Nachrichten nach Absender, Zeitraum oder Inhalt wiederzufinden. Aufbewahrungsrichtlinien legen fest, wie lange Nachrichten aufbewahrt und wann sie gelöscht werden. Zugriffe auf das Archiv werden protokolliert.

Typische Beispiele

• Bei einer Betriebsprüfung werden Rechnungen und Korrespondenz aus vergangenen Jahren benötigt.
• In einem Rechtsstreit muss belegt werden, wann ein Angebot versandt wurde und mit welchem Inhalt.
• Nach dem Austritt eines Mitarbeiters bleibt die geschäftliche Korrespondenz für die Nachfolge auffindbar.

Worauf Unternehmen achten sollten

• Klären, welche E-Mails aufbewahrungspflichtig sind und welche Fristen gelten, und das mit der Steuerberatung abstimmen.
• Die DSGVO berücksichtigen: Auch archivierte Daten sind nach Ablauf der Fristen zu löschen, und der Zugriff ist auf berechtigte Personen zu beschränken.
• Die private Nutzung der geschäftlichen E-Mail-Adresse klar regeln, weil die Archivierung privater Nachrichten datenschutzrechtlich heikel ist.
• Bei Cloud-Postfächern wie Exchange Online prüfen, ob die eingebauten Aufbewahrungsfunktionen den Anforderungen genügen oder ein eigenes Archiv sinnvoll ist.

Abgrenzung

Ein Backup dient dazu, Systeme und Daten nach einem Ausfall wiederherzustellen, und ältere Sicherungsstände werden nach einer festgelegten Zeit überschrieben. Ein Archiv bewahrt einzelne Nachrichten langfristig, unverändert und auffindbar auf. Beide ergänzen sich, ersetzen einander aber nicht.

Dieser Eintrag ist eine allgemeine Einordnung und ersetzt keine Rechtsberatung.