Mit Exchange Online betreibt Microsoft die Postfächer in seinen Rechenzentren. Unternehmen kümmern sich um Konfiguration, Benutzerverwaltung und Sicherheitseinstellungen, Updates und Hardware des Mailservers entfallen als eigene Aufgabe. Der Dienst ist meist Teil eines Pakets von Microsoft 365, lässt sich aber auch einzeln lizenzieren. Für Anwenderinnen und Anwender ändert sich beim Umstieg meist wenig, da Outlook der gewohnte Zugang bleibt.
Wie funktioniert Exchange Online?
- Postfacharten: Neben persönlichen Postfächern gibt es freigegebene Postfächer für Adressen wie office@ oder buchhaltung@, Raum- und Ressourcenpostfächer für Besprechungsräume und Geräte sowie Verteilerlisten und Gruppen.
- Zugriff: Outlook am PC, Outlook im Browser und mobile Apps greifen auf dasselbe Postfach zu. Microsoft schränkt veraltete Anmeldeverfahren zunehmend ein und setzt auf moderne Authentifizierung.
- Mailfluss: Der MX-Eintrag im DNS der eigenen Domain zeigt auf Exchange Online. Eingehende Nachrichten durchlaufen Filter gegen Spam und Schadsoftware, Transportregeln können Nachrichten zusätzlich kennzeichnen oder umleiten.
- Absenderschutz: Die DNS-Einträge SPF, DKIM und DMARC legen fest, welche Server im Namen der Domain senden dürfen, und erschweren gefälschte Absender.
- Hybridbetrieb: Während einer Migration können ein lokaler Exchange-Server und Exchange Online parallel laufen.
Typische Beispiele
- Ein Unternehmen verlagert seine Postfächer vom eigenen Exchange-Server in die Cloud.
- Ein Team bearbeitet gemeinsam das Funktionspostfach für Kundenanfragen.
- Besprechungsräume werden über Ressourcenpostfächer direkt im Kalender gebucht.
- Multifunktionsgeräte und Fachanwendungen versenden Berichte über Exchange Online.
Worauf Unternehmen achten sollten
- Absenderauthentifizierung einrichten: SPF, DKIM und DMARC vollständig konfigurieren und die DMARC-Berichte auswerten.
- Konten absichern: Multi-Faktor-Authentifizierung schützt vor Kontoübernahmen, wie sie bei Business Email Compromise genutzt werden.
- Weiterleitungen überwachen: Automatische Weiterleitungen an externe Adressen sind ein typisches Zeichen eines kompromittierten Kontos. Sie sollten gesperrt bleiben oder nur gezielt erlaubt werden.
- Aufbewahrung klären: Für geschäftliche E-Mails können gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten. Eine eigene E-Mail-Archivierung hilft, sie nachvollziehbar zu erfüllen.
- Versand von Geräten planen: Scanner und ältere Anwendungen unterstützen moderne Anmeldeverfahren oft nicht und brauchen einen eigenen, abgesicherten Versandweg.
Bezug zu TOMORIS
Mit GRID.archive bietet TOMORIS eine E-Mail-Archivierung als Baustein des vernetzten IT-Betriebs an.
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