Microsoft 365

Microsoft 365 ist für viele Unternehmen die zentrale Plattform des digitalen Arbeitsplatzes. Das Angebot war früher unter dem Namen Office 365 bekannt und wird im Abonnement lizenziert, in der Regel pro Person. Statt einzelner Programme erhalten Unternehmen ein aufeinander abgestimmtes Paket aus Anwendungen, Cloud-Diensten und Verwaltungswerkzeugen, das Microsoft laufend weiterentwickelt.

Wie Microsoft 365 aufgebaut ist

Je nach gewähltem Plan umfasst Microsoft 365 mehrere Ebenen:

• Anwendungen: Word, Excel, PowerPoint, Outlook und OneNote als Desktop-, Web- und Mobilversion.
• Kommunikation und Zusammenarbeit: Exchange Online für E-Mail und Kalender, Microsoft Teams für Chat und Besprechungen, SharePoint und OneDrive für die Dateiablage.
• Identität: Microsoft Entra ID verwaltet Benutzerkonten, Gruppen und Anmeldungen.
• Verwaltung und Sicherheit: Je nach Lizenz kommen Geräteverwaltung mit Intune, Schutzfunktionen aus der Defender-Familie sowie Werkzeuge für Datenschutz und Compliance hinzu.

Alle Dienste laufen in einem gemeinsamen Mandanten (Tenant), den Administratorinnen und Administratoren über das Microsoft 365 Admin Center verwalten.

Typische Beispiele

• Mehrere Mitarbeitende bearbeiten gleichzeitig ein Angebot, das in einer SharePoint-Bibliothek liegt, ohne Kopien per E-Mail zu verschicken.
• Der Außendienst greift mit dem Smartphone auf E-Mails, Termine und Dateien zu, das Gerät wird zentral verwaltet.
• Beim Eintritt einer neuen Person genügen ein Benutzerkonto, eine Lizenz und die passenden Gruppen, damit Postfach, Teams und Dateizugriffe bereitstehen.
• Ein Unternehmen löst seinen eigenen E-Mail-Server ab und verlagert die Postfächer in die Cloud.

Worauf Unternehmen achten sollten

• Anmeldung absichern: Multi-Faktor-Authentifizierung sollte für alle Konten aktiv sein, besonders für administrative Konten.
• Freigaben regeln: Gastzugänge und externe Freigabelinks bewusst konfigurieren, statt die Standardeinstellungen ungeprüft zu übernehmen.
• Daten selbst sichern: Microsoft betreibt die Dienste hochverfügbar. Das ersetzt aber keine eigene Datensicherung gegen versehentliches Löschen, Kontoübernahmen oder Ransomware.
• Lizenzen pflegen: Zugewiesene Lizenzen regelmäßig mit dem tatsächlichen Bedarf abgleichen, etwa nach Austritten.
• Mitarbeitende schulen: Viele Funktionen werden erst mit einer begleiteten Einführung tatsächlich genutzt.

Bezug zu TOMORIS

Schulungen zu Microsoft 365 bietet TOMORIS im Bereich UNIVERSITY an.