Trotz Digitalisierung übertragen Mitarbeitende in vielen Unternehmen täglich Daten von einem Programm ins nächste. Oft liegt das daran, dass ältere Fachanwendungen oder Portale von Geschäftspartnern keine Schnittstelle bieten. RPA setzt genau dort an: Ein Software-Roboter, kurz Bot, übernimmt die immer gleichen Klicks und Eingaben. Mit physischen Robotern hat das nichts zu tun.
Wie funktioniert RPA?
- Ablauf erfassen: Die Arbeitsschritte werden mit einem Rekorder aufgezeichnet oder in einem Designer modelliert: Anwendung öffnen, Feld auslesen, Wert übertragen, Schaltfläche klicken.
- Oberfläche erkennen: Der Bot identifiziert Bedienelemente über technische Merkmale der Oberfläche, ersatzweise über Bilderkennung oder Bildschirmpositionen.
- Ausführen: Begleitete Bots (attended) laufen am Arbeitsplatz und werden bei Bedarf gestartet. Unbegleitete Bots (unattended) arbeiten selbstständig auf eigenen Systemen, meist zeitgesteuert.
- Steuern: Eine zentrale Verwaltung plant Ausführungen, verwaltet Zugangsdaten und protokolliert Ergebnisse.
Der Bot arbeitet mit eigenen Zugangsdaten und kann an der Oberfläche alles, was auch ein Mensch mit diesen Rechten könnte. Das ist bei der Rechtevergabe zu bedenken.
In Kombination mit KI, etwa zur Dokumentenerkennung oder Klassifikation, können Bots auch unstrukturierte Eingaben wie E-Mails oder eingescannte Belege verarbeiten.
Typische Beispiele
- Bestelldaten aus einem Lieferantenportal werden in die Warenwirtschaft übertragen.
- Monatliche Berichte werden aus mehreren Systemen heruntergeladen und zusammengeführt.
- Stammdaten in zwei Anwendungen werden regelmäßig abgeglichen.
- Ein Bot meldet sich täglich in einem Behördenportal an und lädt neue Dokumente herunter.
- Massenänderungen in einer Altanwendung ohne Importfunktion werden automatisiert erledigt.
Worauf Unternehmen achten sollten
- Schnittstellen bevorzugen: Gibt es eine API, ist die Anbindung darüber in der Regel robuster. RPA eignet sich gut als Brücke.
- Wartung einplanen: Änderungen an der Oberfläche, Updates oder eine andere Bildschirmauflösung können Bots stoppen.
- Eigene Bot-Konten mit minimalen Rechten verwenden, keine geteilten persönlichen Anmeldungen, und Zugangsdaten sicher verwahren.
- Prozesse vor der Automatisierung bereinigen. Ein umständlicher Ablauf wird durch einen Bot nur schneller, nicht besser.
- Zuständigkeiten für Fehler und Ausnahmen festlegen und Bots überwachen.
Abgrenzung
RPA ist ein Werkzeug der Prozessautomatisierung, neben Schnittstellen und Low-Code. Von einem KI-Agenten unterscheidet sich ein klassischer Bot dadurch, dass er festen Regeln folgt, während ein Agent seine Schritte situationsabhängig selbst plant. Das macht RPA vorhersehbarer, aber weniger flexibel.
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