In fast jedem Unternehmen gibt es Abläufe, die immer nach demselben Muster laufen: Rechnungen prüfen und weiterleiten, neue Mitarbeitende anlegen, Bestellungen bestätigen, Anfragen zuordnen. Werden solche Schritte von Hand erledigt, kostet das Zeit, und mit jeder manuellen Übertragung steigt das Fehlerrisiko. Prozessautomatisierung lässt Systeme diese Schritte selbstständig ausführen und Daten ohne Medienbruch weitergeben.
Ziel ist nicht, Menschen aus dem Ablauf zu entfernen. Gut automatisierte Prozesse erledigen das Regelmäßige verlässlich und geben Ausnahmen und Entscheidungen gezielt an die zuständigen Personen weiter.
Wie funktioniert Prozessautomatisierung?
Ein automatisierter Ablauf besteht meist aus vier Elementen:
- Auslöser: ein Ereignis wie ein E-Mail-Eingang, ein ausgefülltes Formular, ein neuer Datensatz oder ein Zeitplan. Systeme melden solche Ereignisse häufig über einen Webhook.
- Regeln: Bedingungen legen fest, welcher Weg eingeschlagen wird, etwa abhängig von Betrag, Kunde oder Dokumenttyp.
- Aktionen: Daten werden über eine API an andere Systeme übergeben, Dokumente erstellt oder Aufgaben angelegt.
- Freigaben und Ausnahmen: Wo ein Mensch entscheiden muss, hält der Ablauf an und wartet auf eine Freigabe. Fehler werden gemeldet statt still übergangen.
Umgesetzt wird das je nach Fall mit Workflow- und Integrationsplattformen, Low-Code-Werkzeugen, eigener Software oder Software-Robotern. KI erweitert das Spektrum, weil sie unstrukturierte Inhalte wie Freitext oder Belege einordnen und Daten daraus auslesen kann. Wer über Ausnahmen entscheidet, bleibt dabei klar geregelt.
Typische Beispiele
- Eingangsrechnungen werden erfasst, mit der Bestellung abgeglichen und ab einem Schwellenwert zur Freigabe vorgelegt.
- Ein Eintrag im Personalsystem löst Benutzerkonto, Lizenzen und Hardwarebestellung für neue Mitarbeitende aus.
- Eingehende E-Mails werden nach Anliegen sortiert und dem richtigen Team oder Ticket zugeordnet.
- Bestellungen aus dem Webshop fließen ohne Abtippen in die Warenwirtschaft.
Worauf Unternehmen achten sollten
- Den Prozess vor der Automatisierung verstehen und vereinfachen. Ein umständlicher Ablauf wird durch Automatisierung nur schneller, nicht besser.
- Ausnahmen und Fehlerfälle von Anfang an mitplanen und festlegen, wer benachrichtigt wird.
- Technische Konten mit minimalen Berechtigungen verwenden und Zugangsdaten sicher verwahren.
- Jeden automatisierten Ablauf einer verantwortlichen Person zuordnen, dokumentieren und überwachen.
- Menschliche Freigaben dort vorsehen, wo Entscheidungen rechtliche oder finanzielle Folgen haben.
Abgrenzung
Robotic Process Automation (RPA) ist ein Werkzeug der Prozessautomatisierung, das Benutzeroberflächen bedient, wenn keine Schnittstelle vorhanden ist. In der Industrie bezeichnet Prozessautomatisierung außerdem die Steuerung verfahrenstechnischer Anlagen, etwa in der Chemie- oder Pharmaproduktion. Dieser Eintrag behandelt die Automatisierung von Geschäftsprozessen.
Bezug zu TOMORIS
Den Ansatz von TOMORIS NEXT beschreibt die Seite Automatisierung. Mit MailAutomate hat TOMORIS zudem eine eigene Software für strukturierte Mail-Automation mit KI-Klassifikation.
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