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KI-Nutzungs-richtlinie alsVorlage.

Wer Beschäftigten KI-Assistenten bereitstellt, ist nach der KI-Verordnung Betreiber und muss die KI-Kompetenz des Personals fördern; seit 27. Juli 2026 gilt dafür die durch den Digital Omnibus geänderte Fassung von Art. 4. Dieses Dokument fasst den Rechtsrahmen mit Fundstellen zusammen und liefert einen Mustertext für eine interne KI-Nutzungsrichtlinie: Geltungsbereich, freigegebene Werkzeuge, Datenklassen, Prüfung der Ergebnisse, Kennzeichnung, Schulung, Meldewege und Verantwortliche. Eine Checkliste hilft bei der Einführung.

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KI-Nutzungsrichtlinie: Vorlage für Unternehmen

Thema
KI im Unternehmen
Format
PDF, A4
Umfang
10 Seiten
Größe
128 KB
Stand
25.10.2026
Quellen
10
Als Webseite lesen

FÜR WEN

Für wen
das gedacht ist.

Mustertext mit Platzhaltern, Rechtsrahmen nach KI-Verordnung in der Fassung des Digital Omnibus und DSGVO, Checkliste zur Einführung.

  • Geschäftsführung, die den Einsatz von KI-Assistenten regeln und verantworten will
  • Datenschutzverantwortliche und Datenschutzbeauftragte
  • IT-Leitung, die Werkzeuge wie Microsoft Copilot (bisher Microsoft 365 Copilot), ChatGPT oder Claude freigibt und absichert
  • Personalabteilung, die Schulungen organisiert und KI im Personalbereich prüft

8 ABSCHNITTE

Was drin
steht.

Jede fachliche Aussage im Dokument nennt ihre Quelle. Das Stand-Datum steht auf jeder Seite.

  • 01

    Wozu die Richtlinie dient

    Klare Regeln, welche KI-Werkzeuge erlaubt sind, welche Daten hineindürfen, wer Ergebnisse prüft und wer verantwortet.

  • 02

    Der Rechtsrahmen in sechs Begriffen

    Wer Betreiber ist, was Art. 4, 5, 26 und 50 der KI-Verordnung verlangen und welche DSGVO-Grundsätze gelten.

  • 03

    Rechtsstand am 25. Oktober 2026

    Der Digital Omnibus zur KI ist seit 27. Juli 2026 in Kraft. Was er für Betreiber ändert und welche Fristen jetzt gelten.

  • 04

    Mustertext, Teil 1: Geltung, Werkzeuge und Daten

    Paragrafen 1 bis 4 mit Anlage 1 und 2. Ersetzen Sie alles in eckigen Klammern und streichen Sie, was nicht zutrifft.

  • 05

    Mustertext, Teil 2: Ergebnisse, Schulung und Verantwortung

    Paragrafen 5 bis 11 mit Anlage 3: menschliche Prüfung, Kennzeichnung, Rechte Dritter, Schulung, Meldung, Rollen, Überprüfung.

  • 06

    Werkzeuge prüfen: was Hersteller zusagen

    Zwei Beispiele aus der Hersteller-Dokumentation, Stand 25. Oktober 2026. Prüfen Sie jedes Werkzeug selbst, bevor es in Anlage 1 kommt.

  • 07

    Checkliste: die Richtlinie einführen

    Vierzehn Schritte von der Bestandsaufnahme bis zur regelmäßigen Überprüfung.

  • 08

    Häufige Fehler

    Was eine Richtlinie wirkungslos macht und wie Sie es vermeiden.

AUSZUG

Mustertext, Teil 1: Geltung, Werkzeuge und Daten

So verwenden Sie den Mustertext: Ersetzen Sie die Platzhalter in eckigen Klammern, füllen Sie die Anlagen aus und stimmen Sie den Text mit Datenschutz, Informationssicherheit, Personalabteilung und, falls vorhanden, dem Betriebsrat ab. Die RTR nennt als bewährte Praxis eine interdisziplinäre Beobachtung durch Technik, Recht, Compliance, IT-Security, HR und Betriebsrat, je nach Unternehmensgröße.

KI-Nutzungsrichtlinie der [Unternehmen], Fassung [Version] vom [Datum]
§ 1 Zweck und Geltungsbereich
Diese Richtlinie regelt die Nutzung von KI-Werkzeugen bei [Unternehmen]. Sie gilt für alle Beschäftigten und für Personen, die in unserem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten, etwa [Dienstleister, Leiharbeitskräfte], und für jede berufliche Nutzung, auch auf privaten Geräten. KI-Werkzeuge sind Anwendungen, die Texte, Bilder, Ton, Video oder Code erzeugen oder auswerten, einschließlich KI-Funktionen in bestehender Software.
§ 2 Freigegebene Werkzeuge
Beruflich verwenden Sie nur die Werkzeuge aus Anlage 1, mit dem dort genannten Konto und für die dort genannten Zwecke. Private Konten und Verbraucherversionen sind für Unternehmensdaten nicht zugelassen. Neue Werkzeuge und neue KI-Funktionen beantragen Sie bei [Stelle]; freigegeben wird nach Prüfung von Datenschutz, Vertrag und Sicherheit. Nicht freigegebene Dienste kann die IT sperren.
§ 3 Daten und Eingaben
Was Sie eingeben dürfen, richtet sich nach den Datenklassen in Anlage 2. Geben Sie nur ein, was für die Aufgabe nötig ist. Personenbezogene Daten, Geschäftsgeheimnisse und vertrauliche Kundendaten nur in Werkzeuge, die Anlage 1 dafür ausdrücklich freigibt. Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO nur, wenn [Stelle] den konkreten Zweck freigegeben hat. Zugangsdaten und Passwörter nie.
§ 4 Zugriffe und selbstständige Aktionen
KI-Assistenten mit Zugriff auf E-Mails, Dateien oder andere Systeme können alles finden, was Sie selbst sehen dürfen. Melden Sie zu weit gefasste Freigaben an [IT-Stelle]. Funktionen, die selbstständig handeln, etwa E-Mails senden, Daten ändern oder Bestellungen auslösen, nutzen Sie nur, wenn [Stelle] sie freigegeben hat und jede Aktion vorher von Ihnen bestätigt wird.
Anlage 1: Freigegebene KI-Werkzeuge (zum Ausfüllen, Beispielzeile in eckigen Klammern)
Werkzeug und KontoErlaubte ZweckeHöchste DatenklasseVerantwortlich
[z. B. Microsoft Copilot Chat mit Arbeitskonto][Entwürfe, Zusammenfassungen, Übersetzungen][intern][Name, Funktion]
________________________________________
________________________________________
________________________________________
Anlage 2: Datenklassen und was in welches Werkzeug darf (an Ihre Klassifizierung anpassen)
DatenklasseBeispieleErlaubt in
Öffentlichveröffentlichte Texte, Website, Prospekteallen Werkzeugen aus Anlage 1
InternAbläufe, Vorlagen, Entwürfe ohne Personen- oder KundenbezugWerkzeugen mit Unternehmenskonto: [Werkzeug]
VertraulichAngebote, Verträge, Kalkulationen, Quellcode, Geschäftsgeheimnissenur ausdrücklich freigegebenen Werkzeugen: [Werkzeug]
PersonenbezogenNamen, Kontaktdaten, Kundendaten, Personalunterlagennur Werkzeugen mit Auftragsverarbeitungsvertrag: [Werkzeug]
Besondere Kategorien, ZugangsdatenGesundheitsdaten und andere Daten nach Art. 9 DSGVO, Passwörter, Schlüssel[keinem Werkzeug] oder nur nach Einzelfreigabe durch [Stelle]; Zugangsdaten nie
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QUELLEN

Belegt,
nicht behauptet.

  1. Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), konsolidierte Fassung vom 27.07.2026, EUR-Lex (öffnet in neuem Tab)Art. 3 Nr. 3 und 4; Art. 4, 5, 26, 50, 99, 111, 113; Anhang I und III; gelesen am 25.10.2026
  2. Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital-Omnibus-Verordnung zur KI), ABl. L vom 24.7.2026 (öffnet in neuem Tab)Art. 1 Nr. 5, 7, 20, 39, 40 und Art. 4; gelesen am 25.10.2026
  3. EUR-Lex: Verfahren 2025/0360/COD, Digital-Omnibus-Verordnung (COM(2025) 837) (öffnet in neuem Tab)Status „Ongoing“, abgerufen am 25.10.2026
  4. Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), EUR-Lex (öffnet in neuem Tab)Art. 4 Nr. 12, Art. 5, 9, 28, 30, 33, 35
  5. EU-Kommission: AI Literacy – Questions & Answers (öffnet in neuem Tab)Stand 20.10.2026, gelesen am 25.10.2026
  6. RTR KI-Servicestelle: KI-Kompetenz (öffnet in neuem Tab)Abschnitte Umsetzung, Operative Umsetzung, Dokumentation; gelesen am 25.10.2026
  7. BSI: Generative KI-Modelle – Chancen und Risiken für Industrie und Behörden, Version 2.0 (öffnet in neuem Tab)Version 2.0 vom 17.01.2025; Risiken R3 bis R6 und R8, Maßnahmen M1, M16 bis M18, M20
  8. Microsoft Learn: Daten, Datenschutz und Sicherheit für Microsoft Copilot (öffnet in neuem Tab)Abschnitte Organisationsdaten, EU-Datengrenze, Schutz; gelesen am 25.10.2026
  9. Anthropic Privacy Center: Is my data used for model training? (kommerzielle Produkte) (öffnet in neuem Tab)Stand 18.8.2026, gelesen am 25.10.2026
  10. Bundesgesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG), § 26b, RIS (öffnet in neuem Tab)

Diese Vorlage gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Gesetzestext in der jeweils geltenden Fassung, insbesondere der KI-Verordnung samt Verordnung (EU) 2026/1744 und der DSGVO. Passen Sie den Mustertext an Ihr Unternehmen, Ihre Werkzeuge und Verträge an und stimmen Sie ihn intern ab, etwa mit Datenschutz und Betriebsrat.

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