Microsoft-365-Lizenzen prüfen: Sicherheitsfunktionen und Doppellizenzen

Microsoft 365 for business umfasst die Pläne Business Basic, Business Standard und Business Premium für Organisationen bis 300 Benutzer. Laut den Product Terms darf ein Kunde höchstens 300 Benutzerlizenzen der Business-Pläne bereitstellen; laut Microsoft Learn gilt die Grenze für alle Business-Pläne zusammen. Größere Organisationen sollen auf Microsoft 365 for enterprise wechseln. Welche Sicherheitsfunktionen verfügbar sind, hängt vom Plan und von Zusatzlizenzen ab; die folgende Übersicht gibt die Dienstbeschreibungen auf Microsoft Learn mit Stand 25.10.2026 wieder.

Lizenzinhalte ändern sich laufend. Maßgeblich sind die aktuellen Dienstbeschreibungen und die Product Terms. Den tatsächlichen Umfang Ihrer Lizenzen zeigen die Dienstpläne im eigenen Tenant (siehe Abschnitt 04). Preise und Rabatte behandelt diese Checkliste nicht.

• Defender for Business einzeln gekauft, obwohl Business Premium es bereits enthält
• Microsoft Entra ID P1 einzeln gekauft für Benutzer mit Business Premium, E3 oder E5, die P1 bereits enthalten
• Defender for Office 365 Plan 1 als Zusatz zu Business Premium, das Plan 1 bereits enthält
• Dieselbe Lizenz direkt und zusätzlich über eine Gruppe zugewiesen; Microsoft beschreibt das Entfernen solcher unnötigen Direktzuweisungen
• Überlappende Pakete, etwa Office 365 E1 direkt und E3 über eine Gruppe, mit sich überschneidenden Dienstplänen
• Gekaufte, aber nicht zugewiesene Lizenzen: Anzahl im Abo höher als die vergebene Anzahl
• Konto gelöscht, Lizenz aber nicht aus dem Abo entfernt: Laut Microsoft zahlen Sie weiter, bis die Lizenzzahl reduziert wird
• Freigegebene Postfächer mit Lizenz, obwohl sie unter 50 GB liegen, kein Archiv und keine Aufbewahrung nutzen

Bevor Sie eine Direktzuweisung entfernen, prüfen Sie, dass die Gruppenlizenz dieselben Dienste abdeckt; Microsoft weist darauf hin, dass sich per PowerShell nicht feststellen lässt, welche Dienste aus welcher Zuweisung stammen. Vor dem Entfernen einer Lizenz eines ehemaligen Beschäftigten sind Aufbewahrungen aufzuheben und Daten zu sichern; nach 30 Tagen werden die Inhalte gelöscht, außer Dokumenten in SharePoint.

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   Übersicht im Admin Center

   Im Microsoft 365 Admin Center unter Billing, Licenses sehen Sie Ihre Abonnements und Lizenzen. Je Produkt zeigt der Reiter Errors & issues Benutzer mit Zuweisungsproblemen.

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   Gruppenlizenzen prüfen

   Im Microsoft Entra Admin Center unter Billing, Licenses, Overview zeigt ein Hinweis Gruppen mit Lizenzfehlern, etwa zu wenig Lizenzen oder widersprüchliche Dienstpläne.

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   Gekauft gegen vergeben

   Mit dem PowerShell-Befehl unten je Abo die gekauften Lizenzen (Enabled) mit den vergebenen (ConsumedUnits) vergleichen.

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   Benutzer prüfen

   Lizenzen einzelner Benutzer und ihre Dienste mit Get-MgUserLicenseDetail anzeigen; Konten ohne Lizenz und Konten ehemaliger Beschäftigter gegen die Personalliste abgleichen.

Connect-Graph -Scopes Organization.Read.All, User.Read.All

# Abos: gekauft (Enabled) und vergeben (ConsumedUnits)
Get-MgSubscribedSku | Select -Property Sku*, ConsumedUnits -ExpandProperty PrepaidUnits | Format-List

# Lizenzen eines Benutzers
Get-MgUserLicenseDetail -UserId "name@firma.at"

# Benutzer ohne Lizenz
Get-MgUser -Filter 'assignedLicenses/$count eq 0' -ConsistencyLevel eventual -CountVariable unlicensedUserCount -All

Die Befehle stammen aus den Microsoft-Learn-Artikeln zum Anzeigen von Lizenzen und Diensten mit PowerShell. Sie lesen nur; Zuweisungen ändern Sie erst nach Prüfung.

• Liste aller Abos mit gekaufter und vergebener Anzahl erstellt
• Unter 300 Benutzer: Business-Pläne geprüft; über 300 Benutzer: Wechsel auf Enterprise-Pläne geplant
• Für jede Zusatzlizenz geprüft, ob das Hauptpaket die Funktion schon enthält
• Lizenzen über Gruppen statt einzeln zugewiesen; Direktzuweisungen begründet
• Fehler und Konflikte bei Gruppenlizenzen im Admin Center behoben
• Konten ehemaliger Beschäftigter gesperrt, Daten gesichert, Lizenzen entfernt und Lizenzzahl reduziert
• Freigegebene Postfächer ohne Lizenz, wo Microsoft das zulässt
• Gekaufte Sicherheitsfunktionen auch eingerichtet: Conditional Access statt nur Sicherheitsstandards, voreingestellte Schutzrichtlinien für E-Mail, Geräte in Intune und Defender
• Für Funktionen, die fehlen, entschieden: Zusatzlizenz, Planwechsel oder bewusst verzichtet
• Ergebnis mit Datum dokumentiert und vor der nächsten Verlängerung wiederholt

Eine Lizenz schützt erst, wenn die Funktion konfiguriert ist. Microsoft empfiehlt für Business Premium etwa, statt der Sicherheitsstandards Conditional Access zu nutzen, wenn erhöhte Anforderungen bestehen, und für E-Mail die Standard- oder Strict-Schutzrichtlinien zuzuweisen.