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IT-Onboardingab dem erstenTag.

Beim Eintritt entscheidet sich, ob Konten sauber angelegt, Rechte auf das Nötige beschränkt und neue Kolleginnen und Kollegen von Anfang an sicher arbeiten. Diese Checkliste ordnet den Eintritt in drei Phasen: vor dem ersten Arbeitstag, am ersten Tag und in den ersten Wochen. Sie stützt sich auf die Bausteine ORP.2, ORP.3 und ORP.4 des BSI IT-Grundschutz-Kompendiums, auf das Datengeheimnis nach § 6 DSG und nennt für Microsoft 365 die Schritte von der Benutzeranlage über den befristeten Zugriffspass bis zur Automatisierung. Sie ist das Gegenstück zur Checkliste IT-Offboarding.

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IT-Onboarding: Checkliste für den Eintritt neuer Mitarbeitender

Thema
IT-Betrieb & Organisation
Format
PDF, A4
Umfang
7 Seiten
Größe
98 KB
Stand
25.10.2026
Quellen
9
Nutzung
Weitergabe in unveränderter Form erlaubt
Als Webseite lesen

FÜR WEN

Für wen
das gedacht ist.

Konto, Rechte, Gerät, Erstanmeldung, Datengeheimnis und Schulung geordnet einrichten, nach BSI IT-Grundschutz und DSG, mit den Schritten für Microsoft 365.

  • HR und Personalverantwortliche, die Eintritte vorbereiten
  • IT-Leitung und Administration von Microsoft 365 und Microsoft Entra ID
  • Führungskräfte, die Aufgaben, Rechte und Einarbeitung festlegen

8 ABSCHNITTE

Was drin
steht.

Jede fachliche Aussage im Dokument nennt ihre Quelle. Das Stand-Datum steht auf jeder Seite.

  • 01

    Was beim Eintritt geregelt sein muss

    Einarbeitung, Rechte nach Bedarf, Verpflichtung und Schulung

  • 02

    Der Ablauf auf einen Blick

    Drei Phasen bis zum Ende der Einarbeitung und der Fall eines Rollenwechsels

  • 03

    Vor dem ersten Arbeitstag

    Konto, Rechte, Gerät und Ansprechperson vorbereiten

  • 04

    Am ersten Arbeitstag

    Einweisen, verpflichten, sicher anmelden

  • 05

    In den ersten Wochen

    Schulen, Rechte prüfen, Einarbeitung abschließen

  • 06

    Schritte in Microsoft 365

    Benutzer, befristeter Zugriffspass, Geräte und Automatisierung

  • 07

    Rollenwechsel und Fremdpersonal

    Wenn sich Aufgaben ändern oder Externe mitarbeiten

  • 08

    Wer macht was

    Zuständigkeiten im Onboarding

AUSZUG

Am ersten Arbeitstag

  1. Einweisen

    Über geltende Regelungen, Handlungsanweisungen und Verfahrensweisen informieren (ORP.2.A1); in den sicheren Umgang mit den IT-Komponenten einweisen, verbindliche und verständliche Richtlinien bereitstellen (ORP.3.A3).

  2. Verpflichten und belehren

    Soweit nicht schon kraft Gesetzes verpflichtet, vertraglich verpflichten, personenbezogene Daten nur auf Anordnung zu übermitteln und das Datengeheimnis auch nach Ende des Dienstverhältnisses zu wahren; über Übermittlungsanordnungen und die Folgen einer Verletzung belehren (§ 6 Abs. 2 und 3 DSG). Auf die Einhaltung von Gesetzen und internen Regeln verpflichten (ORP.2.A14).

  3. Sicher erstmals anmelden

    Für die erste Anmeldung einen befristeten Zugriffspass ausstellen, mit dem die Person ihre Anmeldemethoden selbst einrichtet. TOMORIS empfiehlt, keine Passwörter per E-Mail zu verschicken und den Zugriffspass persönlich oder über einen getrennten Weg zu übergeben.

  4. Mehr-Faktor-Anmeldung einrichten

    Authenticator-App oder Passkey registrieren lassen. Details zur Einführung und zu den Methoden enthält die Checkliste MFA in Microsoft 365.

  5. Gerät und Zugangsmittel übergeben

    Schlüssel, Chipkarten und Token übergeben und die Ausgabe dokumentieren (ORP.4.A5 bis A7), das Gerät ebenso (Empfehlung von TOMORIS). Die Person zur Geheimhaltung von Passwörtern anhalten (ORP.4.A8).

  6. Meldeweg erklären

    Zeigen, wie verdächtige E-Mails und Sicherheitsvorfälle gemeldet werden und wer Ansprechperson ist (Empfehlung von TOMORIS).

Komplett als PDF

QUELLEN

Belegt,
nicht behauptet.

  1. BSI IT-Grundschutz-Kompendium, Baustein ORP.2 Personal (Edition 2023) (öffnet in neuem Tab)ORP.2.A1, A3, A4, A5, A7, A14, A15, gelesen am 25.10.2026
  2. BSI IT-Grundschutz-Kompendium, Baustein ORP.3 Sensibilisierung und Schulung (Edition 2023) (öffnet in neuem Tab)ORP.3.A3, A6, gelesen am 25.10.2026
  3. BSI IT-Grundschutz-Kompendium, Baustein ORP.4 Identitäts- und Berechtigungsmanagement (Edition 2023) (öffnet in neuem Tab)ORP.4.A1 bis A3, A5 bis A8, gelesen am 25.10.2026
  4. Datenschutzgesetz (DSG), geltende Fassung im RIS (öffnet in neuem Tab)§ 6 Datengeheimnis, gelesen am 25.10.2026
  5. Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), deutsche Fassung auf EUR-Lex (öffnet in neuem Tab)Art. 29 und Art. 32 Abs. 4, gelesen am 25.10.2026
  6. Microsoft Learn: Befristeten Zugriffspass in Microsoft Entra ID konfigurieren (öffnet in neuem Tab)Zweck, Richtlinie, Lebensdauer, einmalige Verwendung, gelesen am 25.10.2026
  7. Microsoft Learn: Benutzer hinzufügen und Lizenzen zuweisen (öffnet in neuem Tab)Rollen mit geringsten Berechtigungen, Lizenzzuweisung, gelesen am 25.10.2026
  8. Microsoft Learn: Übersicht über Windows Autopilot (öffnet in neuem Tab)Zweck; Entra ID P1 oder P2 für die Intune-Registrierung, gelesen am 25.10.2026
  9. Microsoft Learn: Was sind Lebenszyklus-Workflows? (öffnet in neuem Tab)Phasen, Beispiel, Lizenzanforderungen, gelesen am 25.10.2026

Diese Checkliste ist eine Empfehlung von TOMORIS und ersetzt keine arbeits- oder datenschutzrechtliche Beratung. Passen Sie sie an Ihr Unternehmen an. Bezeichnungen, Standardwerte und Lizenzen in Microsoft 365 können sich ändern; maßgeblich sind die aktuelle Dokumentation von Microsoft sowie DSG und DSGVO in der geltenden Fassung.

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