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Copiloteinführen, ohnezu viel zu zeigen.

Microsoft Copilot, früher Microsoft 365 Copilot, kann alles anzeigen, was eine Person in Microsoft 365 öffnen darf, auch zu weit Freigegebenes. Diese Checkliste führt Administration, Datenschutz und Projektleitung in fünf Phasen durch die Einführung: Voraussetzungen und Lizenzen klären, Überfreigabe mit SharePoint Advanced Management beheben, Bezeichnungen, Websuche, KI-Modelle, Protokollierung und Aufbewahrung festlegen, dann mit einer kleinen Gruppe pilotieren und schulen. Mit KI-Verordnung, DSGVO, DSFA-V, ArbVG und einer Lizenztabelle nach Microsoft Learn.

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Microsoft Copilot (bisher Microsoft 365 Copilot) einführen: Checkliste

Thema
KI im Unternehmen
Format
PDF, A4
Umfang
12 Seiten
Größe
159 KB
Stand
25.10.2026
Quellen
30
Nutzung
Weitergabe in unveränderter Form erlaubt
Als Webseite lesen

FÜR WEN

Für wen
das gedacht ist.

Fünf Phasen von Lizenz und Berechtigungen bis zum Pilot, nach Microsoft Learn, mit KI-Verordnung, DSGVO, DSFA-V und Mitbestimmung nach dem ArbVG.

  • Administration von Microsoft 365, SharePoint und Microsoft Purview
  • Datenschutzbeauftragte und Datenschutzverantwortliche
  • Projektleitung für die Einführung von KI-Assistenten
  • Geschäftsführung, die über Lizenzen, Pilot und interne Regeln entscheidet

8 ABSCHNITTE

Was drin
steht.

Jede fachliche Aussage im Dokument nennt ihre Quelle. Das Stand-Datum steht auf jeder Seite.

  • 01

    Worum es geht: Copilot Chat, Microsoft Copilot, Fahrplan

    Neue Namen, zwei Stufen, ein Grundsatz: Copilot zeigt, was die Person öffnen darf. Dazu der Fahrplan in fünf Phasen.

  • 02

    Phase 1: Voraussetzungen und Lizenzen

    Was Microsoft Learn für Lizenz, Konto, Postfach, Apps und Netzwerk voraussetzt, und welche Lizenz welche Schutzfunktion bringt.

  • 03

    Datenschutz und Sicherheit: was Microsoft zusagt

    Berechtigungen, Training, EU-Datengrenze mit Flex-Routing, Verlauf, Websuche und KI-Modelle von Drittanbietern laut Microsoft Learn.

  • 04

    Phase 2: Überfreigabe finden und beheben

    Mit SharePoint Advanced Management: bewerten, Berichte auswerten, riskante Websites vorläufig aus der Copilot-Suche nehmen, Rechte bereinigen.

  • 05

    Phase 3: Bezeichnungen, Websuche und Protokolle

    Was Bezeichnungen, DLP und Websuche-Richtlinie bei Copilot bewirken und wie Sie protokollieren.

  • 06

    Phase 4 und 5: Pilot, Schulung und Ausrollen

    Klein anfangen, schulen, nachsteuern, dann in Wellen erweitern. Mit Mustertext für die Pilotgruppe.

  • 07

    Recht: KI-Kompetenz, Folgenabschätzung, Betriebsrat

    Art. 4 und 50 KI-Verordnung, Art. 35 DSGVO mit der DSFA-V und Mitbestimmung nach ArbVG und AVRAG.

  • 08

    Häufige Fehler

    Was die Einführung riskant macht und wie Sie es vermeiden.

AUSZUG

Phase 2: Überfreigabe finden und beheben

SharePoint Advanced Management (SAM, auf Microsoft Learn „Erweiterte SharePoint-Verwaltung“) ist in der Copilot-Lizenz enthalten: Sobald mindestens einer Person eine Microsoft-Copilot-Lizenz zugewiesen ist, erhalten die SharePoint-Administratoren die SAM-Funktionen für die Copilot-Bereitstellung, darunter RCD, RAC, Datenzugriffsgovernance-Berichte und Websitezugriffsüberprüfung. Die eingeschränkte Websiteerstellung durch Apps braucht das Add-On „SharePoint Advanced Management Plan 1“, das es auch ohne Copilot gibt (für SharePoint K, Plan 1 oder 2). Als Basisabonnement nennen die SAM-Voraussetzungen u. a. Office 365 E3/E5 und Microsoft 365 E1/E3/E5, die Featureliste spricht dagegen auch von Geschäftskunden: für Business-Pläne vor einer Zusage prüfen. SharePoint setzt die Freigabeeinstellungen standardmäßig auf die freizügigste Option (SharePoint Admin Center > Richtlinien > Freigabe).

  1. Bewerten

    SharePoint Admin Center > Erweiterte Verwaltung > Bewertung starten. Die Inhaltsverwaltungsbewertung findet Websites mit zu großem Publikum, Freigaben an „Jeder außer externen Benutzern“ (EEEU), unterbrochener Vererbung sowie inaktive und besitzerlose Websites; laut Microsoft alle 30 Tage wiederholen.

  2. Berichte auswerten

    Berichte > Datenzugriffsgovernance: Momentaufnahme der Websiteberechtigungen als Ausgangslage, Aktivitätsberichte zu Freigabelinks und EEEU-Freigaben der letzten 28 Tage für laufende Freigaben.

  3. Vorläufig schützen

    Riskante Websites per eingeschränkter Inhaltsermittlung aus der organisationsweiten Suche und der Copilot-Ermittlung nehmen: Aktive Websites > Website > Einstellungen > „Inhalt von Microsoft Copilot einschränken“ oder per PowerShell Set-SPOSite -Identity <site-url> -RestrictContentOrgWideSearch $true und danach die Wirkung mit der Purview-Überwachung prüfen.

  4. Bereinigen lassen

    Für Hochrisikowebsites SAM-Zugriffsüberprüfungen starten: Die Websitebesitzer entfernen überzählige Personen, Gruppen und organisationsweite Links bis auf Dateiebene und korrigieren unterbrochene Vererbung.

  5. Dauerhaft absichern

    Eingeschränkte Zugriffssteuerung für geschäftskritische Websites, „Jeder“-Links und organisationsweite Freigabegruppen im Mandanten einschränken, Besitz und inaktive Websites über Richtlinien steuern. Erst dann die vorläufige Sperre aufheben.

Kurz gesagt: Die eingeschränkte Inhaltsermittlung (RCD) verbirgt eine SharePoint-Website vor organisationsweiter Suche und Copilot-Ermittlung, nicht aber vor Copilot in bereits geöffneten Dokumenten; Berechtigungen und Suchen im Websitekontext bleiben unberührt, OneDrive ist nicht erfasst. Bei mehr als 500.000 Elementen kann die Wirkung über eine Woche dauern. Die eingeschränkte Zugriffssteuerung (RAC) sperrt: Zugang hat nur, wer berechtigt und Mitglied einer von bis zu 10 Gruppen ist; Websites freigegebener und privater Kanäle brauchen eine eigene Einstellung. RCD laut Microsoft selektiv und vorübergehend einsetzen.

Komplett als PDF

QUELLEN

Belegt,
nicht behauptet.

  1. Learn: Datenschutz und Sicherheit für Microsoft Copilot (öffnet in neuem Tab)Umbenennung, Organisationsdaten, Verlauf, EU-Datengrenze, Schutz
  2. Learn: Anforderungen für Microsoft Copilot (öffnet in neuem Tab)Überblick, Lizenz, Identität, Rollen, Postfach, Apps, Browser, Netzwerk
  3. Learn: Lizenzoptionen für Microsoft Copilot (öffnet in neuem Tab)Berechtigte Pläne, Copilot Business, Hinweis zu Produktbedingungen
  4. Partner Center: Ankündigungen Oktober 2026 (öffnet in neuem Tab)Copilot-Angebote ohne Basisabonnement ab 1.12.2026, „(Add-On)“ ab 16.10.2026
  5. Learn: Übersicht über Microsoft Copilot Chat (öffnet in neuem Tab)Grounding, Vergleich, Unternehmensdatenschutz für Arbeitskonten
  6. Learn: Einführungshandbuch für IT-Administratoren (öffnet in neuem Tab)Optimierungsbewertung, Installationshandbuch, Onboarding, Feedback
  7. Learn: Sichere Grundlage für Copilot konfigurieren (öffnet in neuem Tab)Blaupausen-Schritte 1 bis 3, SAM in Copilot-Lizenzen, vorläufiger Schutz
  8. Learn: Mit SAM auf Copilot vorbereiten (öffnet in neuem Tab)Bewertung, Freigabeeinstellungen, Datenzugriffsgovernance-Berichte
  9. Learn: Voraussetzungen für SAM (öffnet in neuem Tab)Basisabonnements, Copilot-Lizenz oder SAM Plan 1, Rollen
  10. Learn: SAM-Features in Microsoft-Copilot-Lizenzen (öffnet in neuem Tab)Feature-Tabelle für Unternehmens- und Geschäftskunden, Plan-1-Ausnahme
  11. Learn: Eingeschränkte Inhaltsermittlung (RCD) (öffnet in neuem Tab)Funktionsweise, Grenzen, Admin Center, PowerShell, FAQ
  12. Learn: Eingeschränkte Zugriffssteuerung (RAC) (öffnet in neuem Tab)Aktivierung, bis zu 10 Gruppen, Kanalwebsites, Suche und Copilot
  13. Learn: DSPM, Datenrisikobewertungen gegen Überfreigabe (öffnet in neuem Tab)Aktuelle Version, DSPM für KI (klassisch), Überfreigabe durch generative KI
  14. Learn: Microsoft Purview für Copilot und Copilot Chat (öffnet in neuem Tab)Bezeichnungen, VIEW und EXTRACT, Vererbung, Audit, Aktivitäts-Explorer
  15. Learn: DLP für Microsoft 365 Copilot und Copilot Chat (öffnet in neuem Tab)Bezeichnungen, Prompts (Vorschau), Websuche, Rollen
  16. Learn: Websuche in Microsoft Copilot (öffnet in neuem Tab)Suchanfragen, DPA und EU-Datengrenze, Richtlinie
  17. Learn: Anthropic-Modelle in Microsoft Online Services (öffnet in neuem Tab)EU und EFTA „Keine Benutzer“, Datenaufbewahrung, Einstellung
  18. Learn: Copilot in Microsoft 365-Apps mit Anthropic-Modellen (öffnet in neuem Tab)Standard ab 25.3.2026, Verarbeitung außerhalb der EU-Datengrenze
  19. Learn: Flexibles Routing (EU und EFTA) (öffnet in neuem Tab)Standard ab 25.3.2026, USA, Kanada, Australien, Einstellung
  20. Learn: OpenAI als Unterauftragsverarbeiter (öffnet in neuem Tab)Aktiv seit 24.7.2026, EU-Datengrenze, Azure OpenAI unberührt
  21. Learn: Microsoft-Feedback für Ihre Organisation verwalten (öffnet in neuem Tab)Richtlinien, „Nicht konfiguriert“, Prompts und Screenshots im Feedback
  22. Learn: Überwachungsprotokolle für Copilot (öffnet in neuem Tab)Audit (Standard), Eigenschaften, BingWebSearch
  23. Learn: Überwachungslösungen in Microsoft Purview (öffnet in neuem Tab)180 Tage, Audit (Premium), Aufbewahrungsrichtlinien
  24. Learn: Aufbewahrung für Copilot und KI-Apps (öffnet in neuem Tab)Speicherort, Postfachordner, Löschdauer, Holds
  25. Learn: Microsoft-Purview-Dienstbeschreibung (öffnet in neuem Tab)Lizenzen für Audit, Aufbewahrung, DLP, Bezeichnungen
  26. KI-Verordnung (EU) 2024/1689, konsolidiert 27.07.2026 (öffnet in neuem Tab)Art. 3 Z 4, Art. 4 in der Fassung der VO (EU) 2026/1744, Art. 50 Abs. 4, Art. 113
  27. DSGVO, Verordnung (EU) 2016/679, EUR-Lex (öffnet in neuem Tab)Art. 30, Art. 35 Abs. 1 und 4
  28. DSFA-V, BGBl. II Nr. 278/2018, RIS (öffnet in neuem Tab)§ 2 Abs. 1, Abs. 2 Z 4 und Schlussteil
  29. Arbeitsverfassungsgesetz (ArbVG), RIS (öffnet in neuem Tab)§ 96 Abs. 1 Z 3, § 96a Abs. 1 Z 1 und Abs. 2
  30. AVRAG § 10, RIS (öffnet in neuem Tab)§ 10 Abs. 1

Die Checkliste ist eine Empfehlung von TOMORIS und an die eigene Umgebung anzupassen; sie ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die Gesetzestexte in der geltenden Fassung, insbesondere KI-Verordnung, DSGVO, DSFA-V, ArbVG und AVRAG. Microsoft ändert Bezeichnungen, Menüs, Funktionen, Standardeinstellungen und Lizenzen laufend: Maßgeblich sind die verlinkten Seiten von Microsoft Learn in der aktuellen Fassung sowie Ihr Vertrag mit Produktbedingungen und DPA.

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