Viele Unternehmen arbeiten bereits mit Microsoft 365 und haben damit Zugang zu Power Automate. Der Dienst erlaubt es, wiederkehrende Abläufe weitgehend ohne Programmierung zu automatisieren: Ein Formular wird eingereicht, eine Freigabe in Microsoft Teams angefordert und das Ergebnis in SharePoint abgelegt. Power Automate zählt damit zu den Low-Code-Werkzeugen und ist ein typischer Einstieg in die Prozessautomatisierung.
Flow-Typen
Microsoft unterscheidet drei Arten von Flows:
- Cloud-Flows: Sie starten automatisch durch ein Ereignis, manuell per Knopfdruck oder nach Zeitplan und verbinden Dienste über Schnittstellen, etwa „Neue E-Mail mit Anhang, dann Datei in SharePoint speichern“.
- Desktop-Flows: Sie automatisieren Arbeitsschritte in Windows-Anwendungen und im Browser. Microsoft bezeichnet sie als die RPA-Lösung von Power Automate. Sie laufen beaufsichtigt, also neben einer angemeldeten Person, oder unbeaufsichtigt auf einem eigenen Rechner.
- Generative Aktionen: Statt jeden Schritt vorzugeben, beschreibt man das Ziel, und eine KI wählt passende Aktionen aus. Diese Funktion ist laut Microsoft als Vorschau gekennzeichnet.
Konnektoren und Verbindungen
Konnektoren sind laut Microsoft Schnittstellen-Hüllen um die APIs von Diensten wie Outlook, SharePoint, SQL Server oder Anwendungen von Drittanbietern. Sie stellen fertige Auslöser und Aktionen bereit. Eine Verbindung ist die authentifizierte Anmeldung an einem solchen Dienst und gehört jeweils einer Person. Verbindungsreferenzen trennen die Anmeldedaten von der Ablauflogik und erleichtern den Wechsel zwischen Entwicklungs-, Test- und Produktivumgebung. Für eigene Systeme lassen sich benutzerdefinierte Konnektoren anlegen, eingehende Webhooks können Flows auslösen.
Standardkonnektoren stehen mit einem Geschäfts- oder Schulkonto zur Verfügung. Premium-Konnektoren, benutzerdefinierte Konnektoren und erweiterte RPA-Funktionen erfordern eine zusätzliche Lizenz, etwa Power Automate Premium.
Typische Einsatzbeispiele
- Urlaubsanträge oder Bestellungen über ein Formular einreichen und per Teams genehmigen lassen
- Anhänge aus einem Funktionspostfach automatisch benennen und in der richtigen SharePoint-Bibliothek ablegen
- Daten aus Rechnungen mit KI-Funktionen auslesen und zur Prüfung vorlegen
- In einer älteren Fachanwendung ohne Schnittstelle Daten per Desktop-Flow erfassen
- Einen Statusbericht täglich zu einer festen Uhrzeit aus mehreren Listen zusammenstellen
Governance und Sicherheit
- Datenrichtlinien setzen: Laut Microsoft sind in einem Tenant standardmäßig keine Datenrichtlinien aktiv. Mit Richtlinien zur Verhinderung von Datenverlust werden Konnektoren als geschäftlich, nicht geschäftlich oder gesperrt eingestuft. Konnektoren aus unterschiedlichen Gruppen lassen sich dann nicht im selben Flow kombinieren.
- Standardumgebung absichern: Auf die Standardumgebung haben alle Mitarbeitenden Zugriff. Microsoft empfiehlt, neue Konnektoren dort zunächst zu sperren, bis sie geprüft sind.
- Umgebungen trennen: Entwicklung, Test und Produktion getrennt führen, wichtige Flows als Lösungen verwalten.
- Eigentum klären: Verbindungen gehören jeweils einer Person. Wird deren Konto deaktiviert, können Flows mit diesen Verbindungen ausfallen. Geschäftskritische Flows brauchen deshalb Mitverantwortliche und ein geregeltes Offboarding.
- Rechte begrenzen: Verbindungen nur mit den nötigen Berechtigungen anlegen, nach Least Privilege.
- Fehler sichtbar machen: Fehlgeschlagene Ausführungen überwachen, sonst bleiben Lücken unbemerkt.
Grenzen
Umfangreiche Logik wird in grafischen Flows schnell unübersichtlich und schwer zu testen. Lizenzfragen bei Premium-Konnektoren und unbeaufsichtigter RPA sollten vor dem Start geklärt sein. Für komplexe Integrationen kann eigene Software oder eine Plattform wie n8n besser passen.
Abgrenzung
Low-Code ist der Oberbegriff, Power Automate ein konkretes Produkt. RPA bedient Oberflächen wie ein Mensch, Cloud-Flows nutzen Schnittstellen. Gegenüber n8n ist Power Automate eng in Microsoft 365 und Entra ID eingebunden, wird aber ausschließlich als Microsoft-Dienst betrieben.
Bezug zu TOMORIS
TOMORIS NEXT verbindet in der Prozessautomatisierung bestehende Systeme, unter anderem mit Power Automate und individueller Integration. Die KI-Potenzialanalyse Atlas empfiehlt je Prozessschritt eine Lösungsart, darunter Power Automate.