SharePoint gibt es als Cloud-Dienst SharePoint Online, der Teil von Microsoft 365 ist, und als SharePoint Server für den Betrieb im eigenen Rechenzentrum. In kleinen und mittleren Unternehmen ersetzt SharePoint Online häufig die klassischen Netzlaufwerke auf dem Dateiserver. Viele Mitarbeitende nutzen SharePoint täglich, ohne es zu wissen, denn hinter jedem Team in Microsoft Teams steht eine SharePoint-Website.
Wie SharePoint aufgebaut ist
- Websites: Teamwebsites dienen der Zusammenarbeit einer Gruppe und sind meist mit einem Team verknüpft. Kommunikationswebsites eignen sich für Intranet-Seiten, die viele Personen lesen und wenige bearbeiten.
- Dokumentbibliotheken: Hier liegen die Dateien. Bibliotheken bieten Versionsverlauf, gemeinsame Bearbeitung in Echtzeit und zusätzliche Spalten (Metadaten), nach denen sich filtern und sortieren lässt.
- Listen: Strukturierte Einträge ähnlich einer Tabelle, etwa für Inventar, Anfragen oder Termine.
- Berechtigungen: Zugriffsrechte gelten auf Ebene der Website, der Bibliothek, eines Ordners oder einer Datei und werden standardmäßig nach unten vererbt.
- Synchronisation und Suche: Über den OneDrive-Client erscheinen Bibliotheken im Datei-Explorer. Die Suche findet Inhalte über alle Websites hinweg, für die eine Person berechtigt ist.
Typische Beispiele
- Abteilungslaufwerke werden vom Dateiserver in SharePoint-Bibliotheken übertragen.
- Ein Intranet bündelt Neuigkeiten, Richtlinien und Formulare an einer Stelle.
- Verträge durchlaufen einen Freigabeprozess, der mit Power Automate automatisiert ist.
Worauf Unternehmen achten sollten
- Struktur planen: Bestehende Ordnerbäume nicht eins zu eins kopieren. Sehr tiefe Strukturen und lange Pfade führen bei Synchronisation und Bearbeitung zu Problemen.
- Berechtigungen über Gruppen vergeben: Rechte für Einzelpersonen und unterbrochene Vererbung machen die Umgebung schnell unübersichtlich.
- Externe Freigaben begrenzen: Festlegen, ob Links für beliebige Personen erlaubt sind und wie lange sie gültig bleiben.
- Sicherung klären: Papierkorb und Versionsverlauf helfen bei kleinen Fehlern, ersetzen aber kein durchdachtes Backup und Recovery.
- Vor der KI-Einführung aufräumen: Assistenten wie Microsoft Copilot finden alles, worauf eine Person Zugriff hat. Zu weit gefasste Berechtigungen können so dazu führen, dass vertrauliche Inhalte in Antworten auftauchen.
Abgrenzung
OneDrive ist für persönliche Arbeitsdateien gedacht, SharePoint für gemeinsame Inhalte eines Teams oder des ganzen Unternehmens. Technisch baut OneDrive im Unternehmenseinsatz auf derselben Plattform auf.
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