Microsoft Teams

Microsoft Teams hat in vielen Unternehmen die interne E-Mail für schnelle Abstimmungen, klassische Telefonkonferenzen und teilweise auch die Telefonanlage abgelöst. Als Teil von Microsoft 365 ist Teams eng mit Outlook, SharePoint und OneDrive verbunden. Gerade diese Verzahnung macht Teams praktisch, verlangt aber klare Regeln, damit keine unübersichtliche Ablage entsteht.

Wie Microsoft Teams aufgebaut ist

• Teams und Kanäle: Ein Team ist ein Arbeitsbereich für eine Gruppe von Personen, etwa eine Abteilung oder ein Projekt. Kanäle gliedern das Team nach Themen. Neben Standardkanälen gibt es private Kanäle für einen kleineren Personenkreis und freigegebene Kanäle, die auch Personen außerhalb des Teams einbinden.
• Chats: Unterhaltungen zwischen einzelnen Personen oder kleinen Gruppen, unabhängig von einem Team.
• Dateien: Dateien aus Kanälen liegen in SharePoint, Dateien aus Chats im OneDrive der Person, die sie geteilt hat.
• Besprechungen: Video, Bildschirmfreigabe, Aufzeichnung und je nach Lizenz Transkription. Auch Webinare und größere Veranstaltungen sind möglich.
• Telefonie: Mit Teams Phone und einer Anbindung an das Telefonnetz über Microsoft oder einen Telefonieanbieter wird Teams zur Telefonanlage.
• Apps: Aufgabenplanung, Formulare und Anwendungen anderer Hersteller lassen sich als Registerkarten oder Erweiterungen einbinden.

Typische Beispiele

• Ein Projektteam bespricht Fragen im Kanal und arbeitet an Dokumenten, die zentral im Team abgelegt sind.
• Externe Partner werden als Gäste in ein Team eingeladen, statt Dateien per E-Mail hin und her zu schicken.
• Ein Unternehmen ersetzt die alte Telefonanlage, Mitarbeitende sind auch im Homeoffice unter ihrer Durchwahl erreichbar.
• Besprechungsräume werden mit Teams-fähiger Konferenztechnik ausgestattet, damit hybride Meetings funktionieren.

Worauf Unternehmen achten sollten

• Governance festlegen: Wer darf Teams anlegen, wie werden sie benannt und was passiert mit verwaisten Teams.
• Externe Zusammenarbeit steuern: Gastzugriff und Kommunikation mit anderen Organisationen bewusst konfigurieren.
• Aufbewahrung regeln: Für Chats und Kanalnachrichten Aufbewahrungsrichtlinien definieren, die zu den rechtlichen Anforderungen passen.
• Datenschutz bei Aufzeichnungen: Teilnehmende über Aufzeichnung und Transkription informieren und die Speicherdauer festlegen, siehe auch DSGVO.
• Spielregeln vereinbaren: Wann Chat, wann Kanal, wann E-Mail. Eine kurze Einführung verhindert Wildwuchs.

Bezug zu TOMORIS

Trainings für den Arbeitsalltag mit Teams und Microsoft 365 bietet TOMORIS über UNIVERSITY an.