Mit hybridem Arbeiten hat sich die Nutzung von Büros verändert. Arbeitsplätze werden geteilt, Besprechungsräume kurzfristig gebucht, an manchen Tagen ist das Büro voll, an anderen fast leer. Ein Smart Office verbindet deshalb die digitale Arbeitsumgebung mit der Technik der Räume, damit Buchung, Belegung, Licht, Klima und Zutritt zusammenpassen.
Der Begriff ist nicht genormt. Gemeint ist meist eine Kombination aus Software für Arbeitsplatz- und Raumbuchung, Sensorik und Gebäudeautomation.
Wie ein Smart Office funktioniert
- Erfassen: Präsenz-, Belegungs- und Raumklimasensoren sowie Buchungsdaten zeigen, welche Räume und Arbeitsplätze genutzt werden.
- Verknüpfen: Buchungssystem und Kalender, etwa aus Microsoft 365, werden mit der Raumsteuerung verbunden.
- Steuern: Licht, Beschattung, Heizung und Lüftung richten sich nach tatsächlicher Nutzung und Buchung.
- Bedienen: Anzeigen an der Raumtür, Apps oder Panels zeigen freie Räume und erlauben manuelle Eingriffe.
- Auswerten: Zusammengefasste Nutzungsdaten helfen, Flächen und Ausstattung besser zu planen.
Typische Beispiele
- Ein gebuchter Besprechungsraum wird vor Beginn temperiert. Erscheint niemand, gibt das System die Buchung nach einer festgelegten Zeit wieder frei.
- Mitarbeitende reservieren per App einen Arbeitsplatz für den nächsten Bürotag.
- Licht und Lüftung laufen nur in belegten Zonen.
- Ein Raumdisplay zeigt Belegung und nächste Termine direkt an der Tür.
- An schwach besetzten Tagen werden ungenutzte Bereiche in den Absenkbetrieb geschaltet.
Worauf Unternehmen achten sollten
- Datenschutz früh klären: Belegungs- und Buchungsdaten können Rückschlüsse auf einzelne Personen zulassen. Datenminimierung, Zusammenfassung und Löschfristen nach DSGVO gehören in die Planung. In Österreich und Deutschland kann zudem die Mitbestimmung des Betriebsrats berührt sein.
- Manuelle Bedienung erhalten: Licht, Beschattung und Klima sollten sich vor Ort übersteuern lassen.
- Netzwerk und Sicherheit mitdenken: Sensoren und Steuerungen sind vernetzte Geräte und gehören in ein eigenes, abgesichertes Netzsegment.
- Betrieb festlegen: Es muss klar sein, wer Buchungsregeln, Geräte und Updates pflegt und wer bei Störungen zuständig ist.
- Klein anfangen: Ein Pilotbereich zeigt, welche Funktionen tatsächlich genutzt werden.
Abgrenzung
Gebäudeautomation steuert die technischen Anlagen eines Gebäudes. Ein Smart Office setzt bei den Menschen und ihrer Arbeit an und nutzt Gebäudeautomation als einen Baustein. Die Raumfunktionen können dabei von Steuerungssystemen wie Loxone übernommen werden, deren Eignung je Gebäude zu prüfen ist.
Bezug zu TOMORIS
Gewerbe und Smart Office sind auf der Seite Gebäudeautomation von TOMORIS NEXT als mögliches Anwendungsszenario beschrieben, nicht als Referenzprojekt.
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