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Freigeben,ohne zu vielfreizugeben.

Zusammenarbeit mit Externen hängt in Microsoft 365 an Einstellungen in SharePoint, Microsoft Entra ID, Microsoft 365 und Teams. Diese Checkliste ordnet sie für Administration und Datenschutz: die Begriffe Gastzugriff, externer Zugriff und Freigabelink, empfohlene Grundeinstellungen mit Ort im Admin Center, je eine Checkliste für die Organisation und für jedes Team, Vertraulichkeitsbezeichnungen, die laufende Kontrolle mit Berichten und Zugriffsüberprüfungen sowie Besitzer und Lebenszyklus von Teams. Dazu kommen die Änderungen von 2025 und 2026 und die Lizenzvoraussetzung je Funktion laut Microsoft Learn.

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Teams und SharePoint: Checkliste für sichere Freigaben

Thema
E-Mail & Microsoft 365
Format
PDF, A4
Umfang
11 Seiten
Größe
147 KB
Stand
25.10.2026
Quellen
28
Nutzung
Weitergabe in unveränderter Form erlaubt
Als Webseite lesen

FÜR WEN

Für wen
das gedacht ist.

Einstellungen mit Ort im Admin Center, Checklisten für Organisation und Team, Kontrolle mit Berichten und Überprüfungen, nach Microsoft Learn.

  • Administration von Microsoft 365, SharePoint und Teams in kleinen und mittleren Unternehmen
  • Datenschutz und Informationssicherheit, die Freigaben an Externe bewerten und kontrollieren
  • IT-Leitung, die Regeln für die Zusammenarbeit mit Kunden, Partnern und Lieferanten festlegt

8 ABSCHNITTE

Was drin
steht.

Jede fachliche Aussage im Dokument nennt ihre Quelle. Das Stand-Datum steht auf jeder Seite.

  • 01

    Worum es geht: Gäste, externer Zugriff, Freigabelinks

    Vier Wege, auf denen Externe an Inhalte kommen, die Arten von Freigabelinks und was gesetzlich vorgegeben ist.

  • 02

    Was sich 2025 und 2026 geändert hat

    Entra B2B wird für SharePoint Pflicht, der SharePoint-Einmalcode endet, Gäste melden sich neu an.

  • 03

    Grundeinstellungen für SharePoint und OneDrive

    Es gilt der restriktivere Wert von Organisation und Website; Voreinstellungen und Empfehlungen.

  • 04

    Grundeinstellungen in Entra ID und Teams

    Wer Gäste einladen darf, aus welchen Domänen, mit MFA, und was Gäste und externe Kontakte in Teams dürfen.

  • 05

    Checklisten für die Organisation und je Team

    Einmal im Mandanten einstellen und dokumentieren; vor dem ersten Gast je Team und Website prüfen.

  • 06

    Vertraulichkeitsbezeichnungen für Teams, Gruppen und Websites

    Container-Bezeichnungen steuern Datenschutz, Gäste und Freigabe je Team; Dateien brauchen eigene.

  • 07

    Laufende Kontrolle: Berichte und Überprüfungen

    Wo Überfreigabe sichtbar wird, wer den Bedarf von Gästen bestätigt und welche Lizenz Microsoft dafür nennt.

  • 08

    Besitzer und Lebenszyklus von Teams

    Teams brauchen laut Microsoft einen Besitzer, um Mitglieder zu verwalten; zwei Richtlinien helfen.

AUSZUG

Grundeinstellungen für SharePoint und OneDrive

Die Freigabestufe legen Sie im SharePoint Admin Center unter Richtlinien > Freigabe fest, getrennt für SharePoint und OneDrive; OneDrive darf nicht freizügiger sein. Externe Freigabe ist laut Microsoft standardmäßig aktiviert. Je Website (Aktive Websites > Website > Einstellungen > Weitere Freigabeeinstellungen) geht es nur enger, es gilt immer der restriktivere Wert; ändern dürfen das SharePoint-Administratoren, nicht Websitebesitzer (Ausnahme: Bezeichnung mit Freigabeeinstellung, Abschnitt 06).

Voreinstellung je Website laut Microsoft: OneDrive und die Stammwebsite (mandant.sharepoint.com) „Jeder“; mit Gruppen verbundene Websites, auch von Teams, „Neue und vorhandene Gäste“, wenn Gruppenbesitzer Externe hinzufügen dürfen, sonst nur vorhandene Gäste; alle anderen „Nur Personen in Ihrer Organisation“.

Empfohlene Grundeinstellungen unter Richtlinien > Freigabe (Empfehlung von TOMORIS; Einstellungen gekürzt benannt)
EinstellungEmpfehlung von TOMORIS
Externe Freigabe für SharePoint„Neue und vorhandene Gäste“; „Jeder“ nur, wenn anonyme Links gebraucht werden. „Vorhandene Gäste“ empfiehlt auch Microsoft nicht, weil Gäste auf anderen Wegen ins Verzeichnis kommen.
Externe Freigabe für OneDrivegleich oder enger als SharePoint; Dateianforderungen setzen laut Microsoft in OneDrive „Jeder“ und Bearbeitungsrechte für „Jeder“-Links voraus
Datei- und Ordnerlinks (Standardlinktyp)„Bestimmte Personen“, bei überwiegend interner Freigabe „Nur Personen in Ihrer Organisation“; nie „Jeder mit diesem Link“
Standardberechtigung für Freigabelinks„Anzeigen“; Bearbeiten im Einzelfall bewusst wählen
Erweiterte Einstellungen für Jeder-LinksAblauf verpflichtend, etwa 30 Tage, und nur „Anzeigen“; Dateianforderungen brauchen laut Microsoft Bearbeitungsrechte bzw. für Ordner „Anzeigen und Hochladen“. Eine kürzere Frist gilt laut Microsoft auch für bestehende Links.
Externe Freigabe nach Domänen einschränkenZulassungsliste bei festem Partnerkreis (bis 5.000 Domänen), sonst Sperrliste; besser zentral in Entra ID (Abschnitt 04)
Externe Freigabe nur für bestimmte Sicherheitsgruppenbei hohem Schutzbedarf auf eine Gruppe beschränken
Gäste dürfen fremde Elemente freigebenaus
Gastzugriff läuft nach so vielen Tagen abein, passend zur Projektdauer, etwa 90 Tage; je Website abweichend einstellbar

Nach einer Einschränkung verlieren Gäste den Zugriff laut Microsoft meist innerhalb einer Stunde; wird die Freigabe wieder eingeschaltet, erhalten sie ihn zurück. Vertrauliches gehört laut Microsoft auf Websites ohne externe Freigabe, die Arbeit mit Externen auf eigene Websites.

Komplett als PDF

QUELLEN

Belegt,
nicht behauptet.

  1. Microsoft Learn: Externe Freigabe, Übersicht (öffnet in neuem Tab)Modelle, Ebenen, Gäste, Sicherheit; 25.10.2026
  2. Microsoft Learn: Freigabeeinstellungen verwalten (öffnet in neuem Tab)Freigabestufen, Einstellungen, Jeder-Links; 25.10.2026
  3. Microsoft Learn: Freigabe einer Website ändern (öffnet in neuem Tab)Websiteebene, Standard je Websitetyp; 25.10.2026
  4. Microsoft Learn: How shareable links work (englisch) (öffnet in neuem Tab)Linktypen; Ablauf Organisationslinks nur englisch; 25.10.2026
  5. Microsoft Learn: Freigabe und Zusammenarbeit planen (öffnet in neuem Tab)Freigabestufen, Standardberechtigung; 25.10.2026
  6. Microsoft Learn: SharePoint und OneDrive mit Entra B2B (öffnet in neuem Tab)Umstellung 2026, Ende des Einmalcodes, FAQ; 25.10.2026
  7. Microsoft Learn: Externe Zusammenarbeit konfigurieren (öffnet in neuem Tab)Gastzugriff, Einladungen, Domänen; 25.10.2026
  8. Microsoft Learn: Mandantenübergreifender Zugriff (öffnet in neuem Tab)Standardwerte, Vertrauen, Lizenz P1; 25.10.2026
  9. Microsoft Learn: Direkte B2B-Verbindung, Übersicht (öffnet in neuem Tab)Freigegebene Kanäle, Standard blockiert; 25.10.2026
  10. Microsoft Learn: MFA für B2B-Gastbenutzer (öffnet in neuem Tab)Voraussetzungen, Ressourcenmandant; 25.10.2026
  11. Microsoft Learn: Gastzugriff in Microsoft Teams (öffnet in neuem Tab)Gastkonto, Einladung, Lizenzierung; 25.10.2026
  12. Microsoft Learn: Teams-Gastzugriff ein- oder ausschalten (öffnet in neuem Tab)Teams Admin Center, Funktionen für Gäste; 25.10.2026
  13. Microsoft Learn: Externer Zugriff in Teams (öffnet in neuem Tab)Domänen, nicht verwaltete Konten; 25.10.2026
  14. Microsoft Learn: Gastzugriff in Microsoft 365-Gruppen (öffnet in neuem Tab)Standard, Organisationseinstellungen; 25.10.2026
  15. Microsoft Learn: Bezeichnungen für Gruppen und Websites (öffnet in neuem Tab)Einstellungen, Aktivierung, Verwaltung; 25.10.2026
  16. Microsoft Learn: Bezeichnungen für Gruppen in Entra ID (öffnet in neuem Tab)Lizenz, EnableMIPLabels; 25.10.2026
  17. Microsoft Learn: Purview-Dienstbeschreibung (öffnet in neuem Tab)Bezeichnungen, Authentifizierungskontext; 25.10.2026
  18. Microsoft Learn: Gastzugriff mit Zugriffsüberprüfungen (öffnet in neuem Tab)Voraussetzungen, automatisches Entfernen; 25.10.2026
  19. Microsoft Learn: ID Governance, Lizenz für Gäste (öffnet in neuem Tab)Add-on, Funktionen ohne Add-on, FAQ; 25.10.2026
  20. Microsoft Learn: Berichte zur Datenzugriffsgovernance (öffnet in neuem Tab)Berichtsarten, Häufigkeit, E5; 25.10.2026
  21. Microsoft Learn: Erweiterte SharePoint-Verwaltung (öffnet in neuem Tab)Voraussetzungen: Basisabos, Copilot, Plan 1; 25.10.2026
  22. Microsoft Learn: Freigabebericht einer Website (öffnet in neuem Tab)Ausführen, CSV-Format; 25.10.2026
  23. Microsoft Learn: Ablaufrichtlinie für Gruppen (öffnet in neuem Tab)Lizenz, Verlängerung, Benachrichtigungen; 25.10.2026
  24. Microsoft Learn: Besitzerlose Gruppen und Teams (öffnet in neuem Tab)Voraussetzungen, Einrichtung, Ablauf; 25.10.2026
  25. NISG 2026, BGBl. I Nr. 94/2025 (RIS) (öffnet in neuem Tab)§§ 24 bis 26, 32, 51; Fassung vom 25.10.2026
  26. NISV 2026, BGBl. II Nr. 290/2026 (RIS) (öffnet in neuem Tab)§§ 2 und 9; 25.10.2026
  27. Durchführungsverordnung (EU) 2024/2690 (öffnet in neuem Tab)Anhang Nr. 11.1, 11.2.2 lit. d, 11.2.3
  28. DSGVO, Verordnung (EU) 2016/679 (öffnet in neuem Tab)Art. 32 Abs. 1 lit. b und d, Abs. 2

Die Checkliste ist eine Empfehlung von TOMORIS und an die eigene Umgebung anzupassen; sie ersetzt keine Rechtsberatung. Microsoft ändert Funktionen, Bezeichnungen, Menüs, Standardwerte und Lizenzen laufend: Maßgeblich sind die verlinkten Seiten von Microsoft Learn in der aktuellen Fassung, für Pflichten der Gesetzestext von DSGVO und NISG 2026 in der geltenden Fassung.

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